Handleidingen

Privacy

in Extra

Op 25 mei 2018 treedt de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking. Voor AdreZ en MailingLijst klanten heeft EM-Cultuur een aantal aanpassingen beschikbaar die het eenvoudiger maken om aan de nieuwe wettelijke vereisten te voldoen. Meer informatie over AdreZ en de AVG.

Onder het menu Extra is nu een Privacy pagina te vinden met informatie over de AVG. Daar kan je ook de verwerkersovereenkomst downloaden. Iedere AdreZ klant moet deze verwerkersovereenkomst ondertekenen en retour sturen.

Verder zijn er een aantal functionele aanpassingen gedaan. Welke aanpassingen dit zijn en hoe je daar als AdreZ klant mee om gaat wordt hieronder beschreven:

– Recht op vergetelen en recht op inzage
Alle contacten in AdreZ hebben een aantal rechten als ‘betrokkene’. Alle betrokkenen hebben met de nieuwe AVG wetgeving recht op vergetelen en recht op inzage. Op het moment dat een betrokkene zijn of haar gegevens wilt laten verwijderen of wilt inzien kan je de betrokkene opzoeken in AdreZ en aanklikken. Vervolgens klik je op de PRIVACY button:

In de pop-up die volgt heb je twee opties: VERGETELEN en INZAGE.

Vergetelen
Als een betrokkene verwijderd wilt worden uit het bestand klik je op de button VERGETELEN. Dan wordt het contact inclusief alle gegevens verwijderd en vergeten uit AdreZ. Via Extra > Wijzigen zie je wel dat er een vergetel-actie is gedaan inclusief datum, maar de gegevens van de betrokkene zie je uiteraard niet meer.

Inzage
Als een betrokkene zijn of haar gegevens wilt inzien klik je op de button RAPPORT. Er wordt dan een PDF bestand naar u (de ingelogde gebruiker) verzonden. In dit PDF bestand staan alle actieve gegevens die van de betrokkene bekend zijn.

– Naam, geslacht, functie
– Communicatiegegevens
– Vrije Velden
– Memo’s
– Selectiecodes

Het PDF bestand kan je vervolgens doorsturen naar de desbetreffende betrokkene.

– Privacy Persoonsgegevens Rapport
De nieuwe AVG wetgeving gaat er vooral om dat je weet wat je allemaal bijhoudt van je contacten, en dat je daar ook een gerechtvaardigd belang bij hebt. Via Extra > Opties zie je helemaal rechts bovenin een PRIVACY button. Daarmee kan je het Privacy Persoonsgegevens Rapport van AdreZ downloaden. Met dit rapport krijg je precies inzage wat je op dit moment allemaal bijhoudt van je contacten:

– Adresvelden
– Communicatie
– Vrije Velden
– Memo’s

TODO: Checken of alles wat je bijhoudt van de betrokkene een gerechtvaardigd belang heeft. Zo niet, dan moet je deze gegevens eigenlijk niet meer bijhouden en verwijderen.

– Rollen en Rechten rapport
In AdreZ kan je de verschillende gebruikers ROLLEN geven. En aan elke rol kan je weer bepaalde RECHTEN hangen. Via Extra > Opties > Rollen en Rechten kan je een overzicht downloaden in een Excel bestand. In het kader van de AVG hebben we een extra PRIVACY ROL toegevoegd. Gebruikers in AdreZ met deze rol mogen dus alle privacy-gerelateerde zaken uitvoeren.

Via Extra > Opties > Gebruikers kan je in AdreZ de gebruikers beheren en bepalen welke ROL ze krijgen.

TODO: Zorg dat je de Rollen en Rechten goed hebt geregeld, zodat niet iedereen binnen de organisatie ‘zomaar’ Excel bestanden kan downloaden. Download het Rollen en Rechten rapport en check of alle gebruikers in AdreZ de juiste ROL hebben.