Handleidingen

Privacy

in Extra

Op 25 mei 2018 treedt de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking. Voor AdreZ en MailingLijst klanten heeft EM-Cultuur een aantal aanpassingen beschikbaar die het eenvoudiger maken om aan de nieuwe wettelijke vereisten te voldoen. Meer informatie over MailingLijst en de AVG.

Onder het menu Extra is nu een Privacy pagina te vinden met informatie over de AVG. Daar kan je ook de verwerkersovereenkomst downloaden. Iedere MailingLijst klant moet deze verwerkersovereenkomst ondertekenen en retour sturen.

Verder zijn er een aantal functionele aanpassingen gedaan. Welke aanpassingen dit zijn en hoe je daar als MailingLijst klant mee om gaat wordt hieronder beschreven:

– Recht op vergetelen en recht op inzage
Alle contacten in MailingLijst hebben een aantal rechten als ‘betrokkene’. Alle betrokkenen hebben met de nieuwe AVG wetgeving recht op vergetelen en recht op inzage. Op het moment dat een betrokkene zijn of haar gegevens wilt laten verwijderen of wilt inzien kan je de betrokkene opzoeken in MailingLijst en aanklikken. Vervolgens klik je op de PRIVACY button:

In de pop-up die volgt heb je twee opties: VERGETELEN en INZAGE.

Vergetelen
Als een betrokkene verwijderd wilt worden uit het bestand klik je op de button VERGETELEN. Dan wordt het contact inclusief alle gegevens verwijderd en vergeten uit MailingLijst.

Inzage
Als een betrokkene zijn of haar gegevens wilt inzien klik je op de button RAPPORT. Er wordt dan een PDF bestand naar u (de ingelogde gebruiker) verzonden. In dit PDF bestand staan alle actieve gegevens die van de betrokkene bekend zijn. Het PDF bestand kan je vervolgens doorsturen naar de desbetreffende betrokkene.

Let op: De betrokkene kan via het wijzigen/afmeldformulier op een PRIVACY knop klikken. De betrokkene kan op deze manier direct een verzoek tot inzage of verzoek tot vergetelheid indienen. De verzoeken komen binnen bij de DPO (Data Protection Officer) van de desbetreffende organisatie.

– Optin rapport
Via Selectie > Tonen ik er ook een optin rapport beschikbaar. Met dit rapport krijg je inzage hoe de contacten op de lijsten zijn aangemeld en of je dus van iedereen een geldige opt-in hebt.

– Rapport persoonsgegevens
Via Extra > Mailinglijsten is een rapport persoonsgegevens te downloaden. Daarin staat precies welke gegevens je per lijst vraagt aan je ‘ontvangers’. Dit rapport kan je opvragen voor alle lijsten, of per lijst.

– Verbeterde inlog-beveiliging
In het kader van de AVG wetgeving is ook de inlog-beveiliging van MailingLijst nog verder aangescherpt. Zo worden wachtwoorden versleuteld opgeslagen. Als een gebruiker drie keer een foute inlogpoging doet wordt de account voor 15 min geblokkeerd. Als een gebruikers langer dan zes maanden niet inlogt wordt de MailingLijst account automatisch inactief gemaakt. En wanneer het wachtwoord te zwak is of in een periode van 1 jaar niet is gewijzigd, wordt er een mail gestuurd met daarin een button om het wachtwoord te wijzigen.

– Achternaam niet meer verplicht
De AVG gaat over wat je van je contacten bijhoudt en of je daar wel een gerechtvaardigd belang bij hebt. In een MailingLijst aanmeldformulier was het e-mailadres en achternaam veld altijd verplicht, dit kon je ook niet ‘uit zetten’. Vanaf nu is het wel mogelijk om de achternaam niet te vragen of niet verplicht te maken.

– Data-minimalisatie
Met de komst van de AVG is dataminimalisatie voor elke organisatie van belang. MailingLijst helpt hierbij. We hebben in MailingLijst een nieuwe optie gebouwd om in te stellen dat contacten automatisch worden gewist als ze meer dan x dagen als inactief of zwever zijn gemarkeerd.